Le problème : courir après les pièces

Dans beaucoup de cabinets, la collecte des pièces comptables est un cauchemar :

Clients qui envoient leurs factures en retard
Documents reçus par email, en vrac, mal nommés
Photos de tickets de caisse illisibles
Relances manuelles qui s'accumulent

Temps perdu estimé : 2 à 4 heures par dossier et par mois.

La solution : centraliser et automatiser

flowchart LR
    subgraph AVANT["❌ Avant : Chaos"]
        EMAIL[📧 Emails en vrac]
        PAPIER[📄 Papier posté]
        PHOTO[📱 Photos floues]
        RELANCE[😤 Relances manuelles]
    end

    AVANT --> TRANSITION[🔄 Plateforme<br/>de collecte]

    subgraph APRES["✅ Après : Fluidité"]
        DEPOT[📤 Dépôt client<br/>guidé]
        OCR[🔍 OCR automatique]
        CLASS[📁 Classement auto]
        ALERT[🔔 Alertes si retard]
    end

    TRANSITION --> APRES

    style AVANT fill:#dc2626,stroke:#ef4444,color:#fff
    style APRES fill:#059669,stroke:#10b981,color:#fff
    style TRANSITION fill:#2dd4bf,stroke:#14b8a6,color:#000

1. Mettre en place une plateforme de dépôt

Outils recommandés :

Dext (ex-Receipt Bank) : référence du marché, OCR performant
AutoEntry : alternative économique
Chaintrust : outil français, intégré à de nombreux logiciels
Portail cabinet : si votre logiciel (Sage, Cegid, ACD) le propose

2. Former (vraiment) le client

Le meilleur outil ne sert à rien si le client ne l'utilise pas.

Bonnes pratiques :

Démonstration lors de la prise en charge du dossier
Tutoriel vidéo de 2 minutes
Rappel des règles dans la lettre de mission
Relance automatique si aucun dépôt depuis X jours

3. Automatiser les relances

Plus besoin d'envoyer manuellement des emails de rappel.

Scénario type :

J-10 avant échéance : rappel amical automatique
J-3 : rappel insistant avec impact sur les délais
J+2 : alerte au responsable de dossier

4. Intégrer directement dans le logiciel comptable

L'OCR moderne permet :

Extraction automatique des données (montant, date, fournisseur, TVA)
Proposition d'imputation comptable
Injection directe dans le logiciel

Gain : 80% du temps de saisie économisé.

Les outils recommandés

Outil	Points forts	Intégrations
Dext	OCR excellent, fiable	Tous les logiciels
Chaintrust	Français, simple	Sage, Cegid, Quadratus
Pennylane	Tout-en-un moderne	Natif
Tiime	Adapté TPE	Tiime, Sage

Le résultat attendu

Collecte fluide : le client dépose, le cabinet reçoit automatiquement
Moins de relances : le système s'en charge
Saisie réduite : l'OCR fait le travail
Délais tenus : plus d'excuse pour les retards

La collecte automatisée, c'est le premier étage de la fusée. Sans lui, tout le reste reste artisanal.