Avant de penser automatisation, IA ou outils numériques, un cabinet de courtage doit d'abord regarder sa réalité en face. Il est inutile de digitaliser un désordre. Le point de départ, c'est la lucidité.

L'objectif de ce chapitre est simple : identifier les activités à faible valeur ajoutée qui grèvent le quotidien des équipes et empêchent le cabinet de se concentrer sur son cœur de métier.

Une typologie utile : stratégique, opérationnelle, administrative

Chaque tâche réalisée dans un cabinet peut être classée selon trois niveaux :

flowchart TB
    subgraph STRAT["🎯 Stratégique"]
        S1[Conseil client]
        S2[Développement commercial]
        S3[Négociation assureurs]
        S4[Pilotage portefeuille]
    end

    subgraph OPER["⚙️ Opérationnelle"]
        O1[Émission contrats]
        O2[Gestion sinistres]
        O3[Traitement leads]
        O4[Suivi client]
    end

    subgraph ADMIN["📋 Administrative"]
        A1[Relances]
        A2[Ressaisies]
        A3[Classement docs]
        A4[Reporting manuel]
    end

    STRAT -->|"Haute valeur<br/>~20% du temps"| OPER
    OPER -->|"Valeur moyenne"| ADMIN
    ADMIN -->|"Faible valeur<br/>~50% du temps ❌"| OBJECTIF[🎯 Objectif : Inverser la pyramide]

    style STRAT fill:#059669,stroke:#10b981,color:#fff
    style OPER fill:#0369a1,stroke:#0ea5e9,color:#fff
    style ADMIN fill:#dc2626,stroke:#ef4444,color:#fff
    style OBJECTIF fill:#2dd4bf,stroke:#14b8a6,color:#000

Stratégique : conseil client, développement commercial, négociation avec les assureurs, pilotage de portefeuille
Opérationnelle : émission de contrats, gestion de sinistres, traitement des leads, suivi client
Administrative : relances, ressaisies, classement documentaire, reporting manuel, tâches répétitives

Le problème ? Dans trop de cabinets, les tâches administratives représentent plus de 50% du temps cumulé, contre moins de 20% pour le stratégique. Cela nuit à la croissance, à la qualité du service, et à la motivation des équipes.

Méthode simple d'auto-diagnostic

Voici une grille pour cartographier les tâches à faible valeur. Elle peut être complétée en équipe, en binôme ou en audit interne rapide.

Tâche	Fréquence	Durée/semaine	Valeur client ?	Automatisable ?
Relance pour pièces	Quotidienne	2h	Faible	Oui
Vérification de pièces reçues	Fréquent	1h30	Moyenne	Partiellement
Réponses mails simples	Quotidienne	3h	Faible à moyenne	Oui
Saisie dans outil X + Excel	Hebdomadaire	2h	Nulle	Oui
Génération de reporting	Mensuel	4h	Interne uniquement	Oui

Chaque ligne cochée est une opportunité d'amélioration. Non pas pour licencier ou réduire les effectifs, mais pour dédier l'humain à ce qu'il fait de mieux : comprendre, conseiller, écouter, accompagner.

Pourquoi ces tâches persistent-elles ?

L'habitude : "on a toujours fait comme ça"

Lorsqu'un processus est en place depuis longtemps, il est rarement remis en question. Les équipes s'accommodent de l'inefficience, et cette inertie devient un frein structurel à l'amélioration.

Le manque de temps pour revoir les méthodes

Sous la pression quotidienne, il est difficile de prendre du recul. Réfléchir à une nouvelle organisation est perçu comme une charge supplémentaire, alors qu'il s'agit justement d'un levier de gain de temps durable.

L'absence de cartographie des processus

Sans visualisation claire des flux de travail, les doublons, les lenteurs ou les points de friction restent invisibles. La cartographie est pourtant un outil puissant, accessible même aux petites structures.

La peur du changement, ou du coût des outils

Le digital fait parfois peur : peur de ne pas savoir s'en servir, peur de déstabiliser l'équipe, peur d'un investissement mal maîtrisé. Pourtant, nombre d'outils sont aujourd'hui abordables, simples à tester, et apportent des résultats mesurables dès les premières semaines.

Et pourtant, la majorité de ces tâches peuvent être allégées en quelques heures, voire supprimées, avec des outils simples et accessibles.