Avant de chercher de nouveaux outils, une agence doit d'abord analyser comment le temps est réellement utilisé. L'objectif : identifier les fuites de productivité qui éloignent les négociateurs du terrain.

La journée type d'un négociateur

Analysons une journée classique :

flowchart TB
    subgraph JOURNEE["📅 Journée type"]
        direction TB

        MATIN[☀️ Matin]
        MATIN --> EMAIL[📧 Traitement emails<br/>1h30]
        MATIN --> ANNONCES[📝 Mise à jour annonces<br/>1h]
        MATIN --> APPELS[📞 Appels entrants<br/>45min]

        APREM[🌤️ Après-midi]
        APREM --> VISITES[🏠 Visites<br/>2h]
        APREM --> RELANCES[📱 Relances prospects<br/>1h]
        APREM --> ADMIN[📋 Administratif<br/>1h]
        APREM --> REPORTING[📊 Reporting<br/>30min]
    end

    subgraph ANALYSE["📊 Répartition"]
        TERRAIN[🏠 Terrain / Client<br/>2h45 soit 35%]
        BUREAUTIQUE[💻 Bureautique<br/>5h15 soit 65%]
    end

    JOURNEE --> ANALYSE

    style TERRAIN fill:#059669,stroke:#10b981,color:#fff
    style BUREAUTIQUE fill:#dc2626,stroke:#ef4444,color:#fff

Constat alarmant : seulement 35% du temps est consacré au contact client direct.

Grille d'auto-diagnostic

Cartographiez les tâches de vos équipes :

Tâche	Fréquence	Durée/jour	Valeur commerciale ?	Automatisable ?
Rédaction annonces	Quotidienne	45 min	Indirecte	Partiellement
Réponses emails standards	Quotidienne	1h	Faible	Oui
Multi-diffusion portails	Quotidienne	30 min	Indirecte	Oui
Relance prospects froids	Hebdomadaire	2h	Moyenne	Oui
Préparation dossiers	Par transaction	1h	Faible	Partiellement
Reporting activité	Quotidienne	30 min	Nulle	Oui

Chaque case "Faible valeur + Automatisable" est une priorité d'amélioration.

Les principales sources de perte de temps

1. La multi-diffusion manuelle

Publier la même annonce sur 5 portails, avec des formats différents, des photos à redimensionner...

Solution : logiciel de transaction avec multi-diffusion automatique.

2. Les réponses emails répétitives

"Le bien est-il encore disponible ?" "Pouvez-vous me donner plus d'infos ?" "Quand peut-on visiter ?"

Solution : réponses automatiques + FAQ + chatbot.

3. La qualification des prospects

Passer 30 minutes avec un "touriste" qui n'achètera jamais.

Solution : formulaires de qualification, scoring automatique.

4. Le suivi des relances

Oublier de rappeler un prospect chaud, ou harceler un prospect froid.

Solution : CRM avec rappels automatiques et séquences email.

5. La gestion documentaire

Chercher un diagnostic, un mandat, une pièce d'identité dans les emails...

Solution : GED structurée, checklists automatisées.

L'équation de la performance

Chiffre d'affaires = Nombre de contacts × Taux de transformation × Montant moyen

En automatisant l'administratif :

Plus de contacts (temps libéré pour la prospection)
Meilleur taux de transformation (meilleur suivi)
Transactions mieux valorisées (plus de temps pour le conseil)

Chaque heure gagnée sur l'administratif est une heure de plus sur le terrain. C'est là que se fait le chiffre.