Le coût de la désorganisation documentaire

Combien de temps passez-vous chaque jour à chercher un document ? Selon les études, un collaborateur passe en moyenne 1h30 par jour à chercher des documents. Sur une équipe de 5 personnes, c'est 7h30 par jour de temps non productif.

L'objectif : retrouver n'importe quel document en moins de 10 secondes

C'est possible avec une GED bien structurée.

Les piliers d'une GED efficace

flowchart TB
    subgraph GED["🗄️ Architecture GED"]
        direction TB

        DOC[📄 Document entrant] --> OCR[🔍 OCR & Indexation]
        OCR --> CLASS[📁 Classement auto]

        CLASS --> CLIENT[👤 Dossier Client]

        subgraph STRUCT["Structure standardisée"]
            CLIENT --> INFO[ℹ️ Infos générales]
            CLIENT --> CONTRATS[📋 Contrats]
            CLIENT --> SINISTRES[⚠️ Sinistres]
            CLIENT --> CORRESP[✉️ Correspondances]

            CONTRATS --> AUTO[🚗 Auto]
            CONTRATS --> MRH[🏠 MRH]
            CONTRATS --> PRO[💼 Pro]
        end

        SEARCH[🔎 Recherche] --> |"< 10 sec"| RESULT[✅ Document trouvé]
    end

    style GED fill:#1a1a1a,stroke:#2dd4bf,color:#fff
    style STRUCT fill:#252525,stroke:#4b5563,color:#fff
    style SEARCH fill:#2dd4bf,stroke:#14b8a6,color:#000
    style RESULT fill:#059669,stroke:#10b981,color:#fff

1. Structure de dossiers standardisée

Client/
├── Informations générales/
├── Contrats/
│   ├── Auto/
│   ├── MRH/
│   └── Pro/
├── Sinistres/
└── Correspondances/

2. Nommage automatique et cohérent

Format recommandé : AAAA-MM-JJ_Type_Client_Detail.pdf

3. Indexation et recherche

Les GED modernes permettent la recherche full-text dans les documents scannés (OCR).

4. Versioning et historique

Ne jamais perdre une version antérieure d'un document.

Les outils recommandés

Google Drive / SharePoint : pour les petites structures
Zeendoc : GED spécialisée, avec OCR et workflows
Docuware : solution entreprise complète
GED intégrée au CRM : Salesforce Files, HubSpot Documents

Quick wins de la GED

Scanner tout : plus aucun papier sur les bureaux
Automatiser le classement : règles par type de document
Former l'équipe : 2h de formation = des mois de gain
Nettoyer l'existant : archiver l'ancien, structurer le nouveau

Une GED bien mise en place, c'est comme ranger sa maison une bonne fois pour toutes. Ensuite, tout devient simple.