Le coût caché du suivi manuel

Dans un cabinet traditionnel, de nombreuses relances sont encore réalisées manuellement. À raison de 5 à 10 relances par jour et par collaborateur, ce sont plusieurs heures par semaine qui sont absorbées sans valeur directe.

Ce qui peut être automatisé

Avec des outils comme Zapier, Make, Power Automate ou des fonctions natives dans les CRM métiers :

Les relances clients pour pièces manquantes : déclenchées automatiquement après X jours
Les rappels internes : notifications pour alerter un collaborateur qu'une tâche est en retard
Les tâches périodiques : renouvellements, vérifications de contrats
Les suivis de dossiers : notification automatique au client à chaque étape clé

Exemple : scénario automatisé simple

Un email est reçu avec une demande d'attestation. Le système :

sequenceDiagram
    participant C as 👤 Client
    participant M as 📧 Email
    participant AI as 🤖 Automatisation
    participant CRM as 📊 CRM
    participant G as 👨‍💼 Gestionnaire
    participant GED as 🗄️ GED

    C->>M: Demande d'attestation
    M->>AI: Réception email

    Note over AI: Analyse automatique<br/>objet + expéditeur

    AI->>CRM: Création tâche<br/>+ liaison dossier

    alt Aucun traitement sous 48h
        AI->>G: ⚠️ Notification retard
        AI->>G: 📩 Relance automatique
    end

    G->>GED: Génération attestation
    GED->>C: ✅ Envoi attestation
    GED->>GED: 📁 Archivage auto

Reconnaît automatiquement l'objet et l'expéditeur
Crée une tâche dans le CRM associée au bon dossier
Notifie un gestionnaire si aucun traitement n'est engagé sous 48h
Envoie une relance automatique au collaborateur en charge
Archive l'attestation générée dans la GED

Résultats observés

Réduction de 30 à 50% du temps consacré aux relances
Meilleure traçabilité des actions
Moins d'oublis, de doublons, ou de tensions internes
Fluidité accrue dans la relation client

Pas besoin d'automatiser l'ensemble du cabinet en une fois. Démarrez par un ou deux scénarios concrets, simples, mesurables.