Le problème : piloter à l'aveugle

Beaucoup de dirigeants d'agence naviguent au feeling :

"On a eu pas mal de visites ce mois-ci"
"Les mandats rentrent bien en ce moment"
"L'équipe travaille dur"

Sans données précises, impossible d'optimiser.

Les indicateurs clés de performance (KPIs)

flowchart TB
    subgraph KPI["📊 Tableau de bord agence"]
        direction TB

        subgraph ENTREE["⬇️ Entrées"]
            K1[📞 Contacts entrants]
            K2[📝 Mandats signés]
            K3[🏠 Biens en portefeuille]
        end

        subgraph PROCESS["⚙️ Processus"]
            K4[🏠 Visites réalisées]
            K5[📋 Offres reçues]
            K6[⏱️ Délai moyen de vente]
        end

        subgraph SORTIE["⬆️ Résultats"]
            K7[✅ Compromis signés]
            K8[💰 CA réalisé]
            K9[📈 Marge moyenne]
        end

        ENTREE --> PROCESS --> SORTIE
    end

    style ENTREE fill:#0369a1,stroke:#0ea5e9,color:#fff
    style PROCESS fill:#6b7280,stroke:#9ca3af,color:#fff
    style SORTIE fill:#059669,stroke:#10b981,color:#fff

Les KPIs essentiels

Volume d'activité

Contacts entrants par source (portails, site, vitrine, recommandation)
Mandats signés par type (exclusif, simple)
Visites réalisées par négociateur
Offres présentées aux vendeurs

Efficacité commerciale

Taux de transformation contact → visite → offre → vente
Délai moyen de vente (mise en vente → compromis)
Négociation moyenne (écart prix affiché / prix vendu)

Rentabilité

Chiffre d'affaires par période
Honoraires moyens par transaction
CA par négociateur

Le tableau de bord idéal

Indicateur	Objectif	Ce mois	Tendance
Contacts entrants	100	87	🔴 -13%
Mandats exclusifs	8	10	🟢 +25%
Visites réalisées	60	58	🟡 -3%
Offres reçues	15	18	🟢 +20%
Compromis signés	6	5	🟡 -17%
Délai moyen vente	75j	68j	🟢 -10%

Les outils de pilotage

1. Le reporting automatique

Le CRM génère automatiquement :

Rapports hebdomadaires d'activité
Comparaison avec les objectifs
Évolution vs période précédente

2. Le dashboard temps réel

Un écran en agence affichant :

Nombre de biens en portefeuille
Compromis du mois
Classement des négociateurs (gamification)

3. Les alertes intelligentes

Bien sans visite depuis 2 semaines
Prospect sans activité depuis 7 jours
Objectif mensuel en danger

Analyser pour optimiser

L'analyse des sources

D'où viennent les contacts qui signent ?

Source	Contacts	Ventes	Taux	Coût/vente
SeLoger	200	3	1,5%	2 000 €
LeBonCoin	300	5	1,7%	1 200 €
Site web	100	4	4%	500 €
Recommandation	50	3	6%	0 €

Conclusion : investir dans le SEO local et les recommandations.

L'analyse du portefeuille

Biens en stock depuis > 3 mois : revoir le prix ?
Biens avec beaucoup de visites mais pas d'offre : problème de qualification ?
Biens sans contact : problème de diffusion ?

La réunion hebdomadaire data-driven

Ordre du jour type :

Revue des KPIs de la semaine
Analyse des biens bloqués
Répartition des prospects chauds
Actions correctives

Ce qui ne se mesure pas ne s'améliore pas. Le pilotage par les données transforme une agence.