Une fois la gestion des emails et des documents maîtrisée, un levier majeur d’optimisation reste à activer : l’automatisation des relances et des tâches de suivi. Ce sont souvent de petites actions répétitives, mais leur accumulation pèse lourd sur le quotidien.
Le coût caché du suivi manuel
Dans un cabinet traditionnel, de nombreuses relances sont encore réalisées manuellement :
- pour obtenir un justificatif client,
- pour rappeler un paiement,
- pour informer du traitement d’un sinistre,
- pour alerter un porteur sur une tâche en attente,
- ou tout simplement pour s’assurer qu’une échéance a été respectée.
À raison de 5 à 10 relances par jour et par collaborateur, ce sont plusieurs heures par semaine qui sont absorbées sans valeur directe. Pire : ces tâches sont sujettes à l’oubli, à la redondance ou à la confusion de rôles.
Ce qui peut être automatisé (et comment)
Avec des outils modernes comme Zapier, Make (ex-Integromat), Power Automate ou même des fonctions natives dans les CRM métiers, il est possible d’automatiser efficacement :
- Les relances clients pour pièces manquantes : déclenchées automatiquement après X jours sans réponse à une demande initiale ;
- Les rappels internes : envoi automatique de notifications Slack, Teams ou email pour alerter un collaborateur qu’une tâche est en retard ;
- Les tâches périodiques : renouvellements, vérifications de contrats, relances anniversaires ;
- Les suivis de dossiers : notification automatique au client à chaque étape clé (dossier reçu, en cours de traitement, clôturé).
Il est probable que pour des cas complexes vous ayez besoin de l’intervention d’experts en automatisations pour pouvoir agréger l’ensemble des outils en un tout cohérent et efficace mais rien ne vous empêche de démarrer par vos propres moyens.
Exemple : scénario automatisé simple
Un email est reçu avec une demande d’attestation d’assurance. Le système :
- reconnaît automatiquement l’objet et l’expéditeur,
- crée une tâche dans le CRM associée au bon dossier,
- notifie un gestionnaire si aucun traitement n’est engagé sous 48h,
- envoie une relance automatique au collaborateur en charge,
- archive l’attestation générée dans la GED dès sa production.
Résultats observés
Les cabinets ayant intégré ces automatisations constatent généralement :
- une réduction de 30 à 50 % du temps consacré aux relances,
- une meilleure traçabilité des actions,
- moins d’oublis, de doublons, ou de tensions internes,
- une fluidité accrue dans la relation client.
Un conseil : commencer petit, mais bien
Pas besoin d’automatiser l’ensemble du cabinet en une fois. Le bon réflexe est de démarrer par un ou deux scénarios concrets, simples, mesurables. Puis de les faire évoluer au fil du temps.
Dans le chapitre suivant, nous verrons comment capitaliser sur ces gains de productivité pour structurer une machine de vente efficace, continue et scalable.
